Firmowe dokumenty jak je przechowywać?

Obowiązujące na terenie naszego kraju przepisy nakładają obowiązek na wszystkie przedsiębiorstwa zarówno państwowe jak również prywatne do archiwizowania dokumentów jakie są wytwarzane podczas ich działalności. Proces wytwarzana dokumentacji jest wynikiem wykonywania działalności statutowej, dzięki któremu można stwierdzić jak działa każde przedsiębiorstwo i jak jest zarządzane. Zasady tworzenia, przechowywania oraz niszczenia dokumentacji uregulowane zostały w Ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach opublikowanej w Dzienniku Ustaw Nr 41 , poz 216 z późniejszymi zmianami. W oparciu o w/w ustawę wydany został szereg rozporządzeń wykonawczych.

W encyklopedycznym ujęciu archiwizowanie dokumentacji polega w skrócie na zbieraniu, klasyfikowaniu oraz zabezpieczaniu wytwarzanej dokumentacji w ściśle określonych warunkach i przez ściśle określony czas zgodny z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Ze względu na rodzaj, a nawet wartość informacji zawartych w dokumentach dokonywana jest ich literowa kwalifikacja zgodnie ze schematem :
A – dokumentacja o wartości historycznej, która nie podlega niszczeniu, a jej przechowywanie ma charakter wieczysty;
B – dokumentacja niearchiwalna;
Bc – dokumentacja niearchiwalna, która po wykorzystaniu ulega zniszczeniu przy wykorzystaniu do tego celu niszczarek biurowych;
B z cyfrą – dokumentacja, która po upływie określono terminu czasu ulega zniszczeniu – cyfra oznacza obowiązkowy okres jej przechowywania;
BE z cyfrą – dokumentacja, która po upływie określonego cyfrą czasu ulega zniszczeniu po uprzednim przejrzeniu jej treści i podjęciu decyzji o utylizacji.

Pojęcie archiwizowania dokumentacji obejmie nie tylko jej papierową wersję, ale również jej elektroniczne nośniki.

W zależności od rodzaju informacji zawartych w dokumentacji określony jest termin ich przechowywania. I tak dla przykładu dokumenty księgowe zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi przechowywane są przez okres nie krótszy niż pięć lat od momentu zakończenia roku podatkowego, natomiast dokumentacja pracownicza, na podstawie której w przyszłości będzie ustalane prawo do świadczeń emerytalnych i naliczana ich podstawa – przechowane są przez okres co najmniej pięćdziesięciu lat.

Archiwizowana dokumentacja według kryterium jej dostępności wobec osób trzecich może być jawna bądź niejawna. Udostępnianie, przechowywanie, a nawet niszczenie dokumentacji mającej charakter niejawny uregulowane zostały w ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku w myśl, której „każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych”.

Zgodnie z obowiązującą na terenie naszego kraju ustawą, administrator danych ma obowiązek zastosować odpowiednie środki zarówno techniczne jak i organizacyjne, które będą stanowić należytą ochronę i zabezpieczenie przed ich udostępnianiem osobom nieuprawnionym, utratą, uszkodzeniem, przetwarzaniem, a nawet zabraniem przez osoby nieuprawnione.

Niewłaściwe przechowywanie, udostępnianie, a nawet niszczenie dokumentacji może prowadzić do niewłaściwego wykorzystywania danych w nich zawartych co w konsekwencji zgodnie z w/w regulacjami prawnymi podlega karze.

Bezprawne pozyskanie takich danych jak dla przykładu: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, numer karty kredytowej, numer rachunku bankowego, identyfikator podatkowy, numer legitymacji emeryta, numer polisy zdrowotnej czy prawa jazdy wykorzystywane są nie tylko w celach marketingowych, a w wielu przypadkach mogą prowadzić do poważnych nadużyć prawnych, a nawet naruszenia konstytucyjnych praw równości i zakazu dyskryminacji.

Więcej informacji o kradzieży tożsamości i niszczarkach biurowych można znaleźć na stronie www.niszczarkibiurowe.com.